UN(E) INSTRUCTEUR DE DOSSIERS ADMINISTRATIFS (H/F)

À propos de nous Ville d'eau, ville d'art, ville judiciaire, ville universitaire, Aix-en-Provence compte de nombreux atouts naturels et historiques incarnant l'art de vivre en Provence, socle de son attractivité nationale et internationale. Avec près de 150 000 habitants, et située au pied de la montagne Sainte-Victoire, Aix-en-Provence appartient à la région Provence-Alpes-Côte d'Azur et forme avec 35 autres communes le pays d'Aix au sein de la Métropole Aix-Marseille Provence. Mission Vous instruisez les demandes de mise à disposition de salles dans le respect des procédures établies (règles de gestion, réglementation...), en utilisant les outils numériques dédiés (logiciels métiers), et vous gérez les plannings des salles et des agents

ACTIVITÉS

• Instruire les demandes de mise à disposition de salles Vous échangez avec les associations, le protocole et les autres directions. Vous contrôlez les pièces justificatives des demandes et assurez leur classement. Vous rédigez les arrêtés de mise à disposition et de redevance. • Gérer les plannings des salles et des agents et les documents à leur transmettre (fiche manifestation et état des lieux) Vous vérifiez la disponibilité des créneaux demandés. Vous vous assurez, pour les manifestations ponctuelles, de la validation de l'élu dans le guichet unique. Vous saisissez les créneaux des associations dans l'outil de gestion des plannings (Excel/Planitech). Vous établissez les plannings des agents. • Renseigner des tableaux de suivi et saisir des indicateurs Vous renseignez les tableaux de suivi et vous saisissez les indicateurs (gratuités, manifestations par salle, ouvertures des dimanches par salle...). · Contrôler les aspects RH en lien avec les agents Vous contrôlez les heures supplémentaires et les frais kilométriques des agents. Profil Vous possédez le permis B. Vous maîtrisez les techniques d'accueil et de rédaction. Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques. Vous maîtrisez les procédures administratives. Vous connaissez l'environnement institutionnel. Vous êtes autonome, rigoureux(se) et discret(ète). Vous faites preuve de discrétion. Vous avez le sens du service public.

CONDITIONS D'EMPLOI

Cycle de travail : 37H30 ou 38H30 Lieu d'affectation : 17 rue Venel Aix en Provence Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle. Adresser votre candidature avant le 03/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date Informations complémentaires Natacha ROUVE, Chef de service administratif 04 42 91 95 80 Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48