Assistant.e Administratif.ve et Commercial.e

À propos de nous Vous souhaitez rendre le monde de demain meilleur ? Rejoignez MANERGY et réussissons ensemble la transition énergétique et environnementale ! A propos de MANERGY Depuis 40 ans, MANERGY s'affirme comme une société indépendante de référence, spécialisée dans l'ingénierie et le conseil en transition énergétique et environnementale. Nos 440 collaborateurs œuvrent au quotidien pour proposer des solutions innovantes et durables à travers 4 pôles et 7 domaines d'activités :

• « Efficacité énergétique et cycle de vie des Patrimoines » avec MANERGY Habitat & équipements collectifs, MANERGY Réhabilitation, MANERGY Résidentiel privé et MANERGY Tertiaire privé.
• « Transition énergétique des Territoires » avec MANERGY Territoires.
• « Décarbonation des Industries » avec MANERGY Industries.
• « Engineering et verdissement d'infrastructures énergétiques » avec MANERGY Engineering.

Chez MANERGY, nous réalisons plus de 4 700 missions chaque année, témoignant de notre savoir-faire et notre engagement constants. Nos 24 agences, réparties dans toute la France, assurent une proximité essentielle avec nos clients et partenaires, ancrant ainsi notre présence au cœur des territoires. Ce qui nous réunit chez MANERGY ? La volonté d'agir au quotidien pour relever le défi de la transition énergétique et environnementale & contribuer ainsi à rendre le monde de demain meilleur ! Dans un contexte d'une croissance soutenue du marché et d'un engagement marqué en faveur des énergies renouvelables (réseaux d'énergies renouvelables, biomasse, hydrogène vert, photovoltaïque...), nous sommes à la recherche de talents passionnés et engagés pour rejoindre notre équipe. En tant qu'acteur majeur de notre secteur, nous proposons des opportunités enrichissantes dans un environnement propice à l'innovation et au développement professionnel. Dans ce contexte de fort développement, nous recherchons un/une : Assistant(e) Administratif(ve) et Commercial(e) Aix En Provence (13) Mission Rattaché(e) au Directeur Régional Manergy au sein de l'agence d'Aix-en-Provence, vous assisterez les Responsables Opérationnels et Chargés d'Affaires dans la gestion quotidienne de la Direction régionale. Véritable relais administratif des équipes, vous interviendrez sur un périmètre polyvalent mêlant gestion administrative, suivi RH, appui commercial et gestion de la facturation. Grâce à votre expérience, vous organiserez vos activités avec autonomie et contribuerez à la fluidité des échanges entre les équipes opérationnelles et les fonctions supports du Groupe. Gestion administrative et vie de la Direction régionale

• Vous assurerez l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, clients et partenaires
• Vous prendrez en charge la gestion du courrier, des boîtes mail génériques, des documents administratifs ainsi que le classement et l'archivage des dossiers
• Vous participerez à l'organisation des réunions, séminaires et événements internes
• Vous coordonnerez la gestion courante des locaux : fournitures, équipements, prestataires, entretien et interventions techniques
• Vous rédigerez, mettrez en forme et relirez différents courriers, comptes rendus, présentations et documents internes
• Vous contribuerez à la circulation des informations et à la bonne coordination entre les différents sites de la Direction régionale

Accompagnement RH des équipes En lien avec la Direction des Ressources Humaines, vous assurerez le suivi administratif RH de proximité :

• Vous organiserez les visites médicales et formations réglementaires obligatoires et assurerez le suivi des échéances d'entrée / sortie des équipes
• Vous préparerez l'arrivée des nouveaux collaborateurs et coordonnerez leur parcours d'intégration avec les différents interlocuteurs internes et veillerez à la mise à disposition des équipements, accès, outils et documents nécessaires à leur prise de poste
• Vous assurerez le suivi administratif de différents dossiers du personnel : attestations, équipements de protection individuelle, documents internes et tableaux de suivi
• Vous contribuerez à l'organisation des actions favorisant la communication interne et la vie des équipes

Appui commercial et réponses aux appels d'offres En collaboration avec les Responsables Opérationnels et les Chargés d'Affaires :

• Vous assurerez une veille sur les plateformes de marchés publics et privés et identifierez les consultations correspondant aux activités de MANERGY
• Vous téléchargerez, analyserez et organiserez les Dossiers de Consultation des Entreprises (DCE)
• Vous vérifierez les exigences administratives des consultations et établirez les rétroplannings de réponse
• Vous constituerez et mettrez à jour les différentes pièces administratives nécessaires aux candidatures
• Vous coordonnerez la collecte des éléments auprès des équipes internes et des éventuels cotraitants ou sous-traitants
• Vous participerez à la préparation, à la mise en forme et à la relecture des mémoires techniques, cadres de réponse, annexes, CV et références
• Vous contrôlerez la complétude et la conformité des dossiers avant leur dépôt et assurerez le dépôt dématérialisé des offres dans le respect des échéances
• Vous contribuerez à la mise à jour du CRM et des tableaux de suivi de l'activité commerciale

Facturation, administration des ventes et suivi financier En lien avec les équipes opérationnelles et les services Comptabilité/Gestion :

• Vous prendrez en charge le processus de facturation clients, depuis la collecte des éléments auprès des Chargés d'Affaires jusqu'à l'émission et l'envoi des factures
• Vous contrôlerez la cohérence des informations contractuelles : commandes, échéanciers, avancement des prestations, conditions de facturation et coordonnées clients
• Vous déposerez les factures sur les différentes plateformes clients, notamment Chorus Pro lorsque cela sera nécessaire
• Vous identifierez les retards de règlement et assurerez les relances clients en coordination avec les responsables concernés et contribuerez au suivi des créances et à l'amélioration du délai de recouvrement

Assistance aux équipes opérationnelles

• Vous accompagnerez les équipes dans le suivi administratif de leurs affaires et de leurs projets
• Vous assurerez la mise en forme, la relecture et la diffusion de rapports, comptes rendus et documents destinés aux clients
• Vous contribuerez au respect des procédures internes et à la fiabilisation des données enregistrées dans les outils de gestion
• Vous proposerez des améliorations permettant de simplifier, sécuriser ou automatiser les processus administratifs

Profil Formation et expérience Vous êtes issu(e) d'une formation de niveau Bac +2 à Bac +3 de type BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'Action Managériale, BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou Licence professionnelle en gestion d'entreprise. Vous justifiez d'une expérience réussie d'au moins 5 ans sur un poste polyvalent similaire, idéalement au sein d'une PME ou d'une ETI organisée en agences. Une expérience acquise dans un bureau d'études, une société d'ingénierie, une entreprise de services énergétiques ou un environnement de prestations intellectuelles constituera un véritable atout. Compétences recherchées

• Vous maîtrisez parfaitement la Suite Microsoft Office, notamment Word, Excel, PowerPoint et Outlook
• Vous possédez une excellente expression écrite et êtes particulièrement à l'aise avec la rédaction, la relecture et la mise en forme de documents
• Vous connaissez le fonctionnement et les différentes étapes d'une réponse à un appel d'offres public ou privé
• Vous savez constituer et contrôler un dossier de candidature ou une offre à partir d'un DCE
• Vous maîtrisez les principes de la facturation clients, de l'administration des ventes et du suivi des encaissements
• Vous disposez de connaissances solides en comptabilité générale
• Vous êtes à l'aise avec les outils ERP et CRM ; la connaissance d'AKUITEO constituerait un plus
• Vous savez construire et tenir à jour des tableaux de bord fiables
• Vous êtes à l'aise avec les plateformes de dématérialisation des marchés publics et de facturation, notamment Chorus Pro

Qualités personnelles

• Votre rigueur, votre sens de l'organisation et votre capacité à gérer plusieurs sujets simultanément vous permettront de réussir pleinement dans cette fonction.
• Autonome et réactif·ve, vous savez anticiper les besoins, hiérarchiser les priorités et respecter des échéances parfois courtes, notamment dans le cadre des appels d'offres et de la facturation.
• Vous possédez un excellent relationnel, un véritable sens du service et appréciez de travailler en lien avec des interlocuteurs variés. Votre discrétion et votre respect de la confidentialité seront indispensables, notamment dans le traitement des sujets RH et financiers.
• Enfin, votre polyvalence, votre esprit d'équipe et votre capacité à être force de proposition feront de vous un véritable point d'appui pour la Direction régionale et ses équipes.

Information sur le process de recrutement : Le processus de recrutement se déroule en plusieurs étapes :

• Un entretien de préqualification téléphonique avec un membre de la Team RH
• Un entretien avec le manager N+1
• Un entretien avec le N+2 et/ou la DRH pourra également être prévu

N'hésitez plus et postulez dès maintenant pour rejoindre l'aventure MANERGY ! Nous avons hâte de découvrir votre profil et de vous rencontrer pour discuter de votre potentiel au sein de notre équipe.