Assistante Médico-Administrative 50% HDJ (CPI) DE VITROLLES 50% UNITE D’HOSPITALISATION ADOLESCENTS AIX (Delay)

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE
Exigibles :
L'HDJ (CPI) de VITROLLES offre des soins de proximité à destination d'enfants et d'adolescents âgés de 0 à 18 ans présentant des difficultés psychiques.
Selon la problématique rencontrée, différents types de prise en charge peuvent être proposées (individuelles, familiales, groupales) pour accompagner le patient mineur et son entourage.
Présentation de l'équipe de travail :
Médecin praticien hospitalier (poste non pourvu à ce jour)
Cadre de Santé,
Psychologues cliniciens(ne),
Psychomotricienne,
IDE
Éducatrices de jeunes enfants
Éducateur spécialisé,
Auxiliaire de puériculture
Assistante-sociale,
Secrétaire médicale,
Agent des services hospitaliers

Unité d'hospitalisation de psychiatrie infanto- juvénile pour adolescents (pavillon Delay) Ouverture prévue fin d'année 2026
Présentation de l'équipe de travail :
Médecin praticien hospitalier
Cadre de Santé,
Psychomotricienne,
2IDE
1 Éducateur spécialisé,
Assistante-sociale,
Secrétaire médicale,
Agent des services hospitaliers

Poste à repos fixe, à temps plein, en horaires de journée sur la base de 36 heures hebdomadaire en moyenne
MISSIONS
- Accueil physique et téléphonique adapté aux différents interlocuteurs =
Familles, enfants, partenaires internes CHS (économat, services techniques, services informatiques, DIM), partenaires externes (éducation nationale, services sociaux et juridiques, services hospitaliers, associations)
Réorientation sur services concernés si nécessaire (sectorisation)
Participe activement à la circulation de l'information au sein de l'équipe et aide à la coordination entre les différents intervenants (tenue de supports spécifiques).
- Organisation et planification des agendas médicaux.
- Gestion du dossier administratif, informatique et médical du patient : recueil, suivi et numérisation des documents nécessaires, tenue du dossier patient informatisé, classement, recherches, reproduction, archivage.
- Veille du codage.
- Traitement et saisie des différents documents médicaux, administratifs, divers documents de travail pour l'équipe (plannings présences et congés équipe, récapitulatifs des groupes, listes d'attente, relevés supervisions, demandes tickets restaurant)
- Tenue de statistiques internes à l'unité. (Nouveaux patients).
- Participation aux réunions cliniques, institutionnelles, et supervisions. Prises de notes en réunion (CR pour équipe). Saisie informatique des actes correspondants.
- Participation à la mise en uvre des projets institutionnels, à la promotion de la qualité des prestations et au bon fonctionnement institutionnel.
- Commandes, réceptions, contrôles des fournitures de bureau et bureautique.
- Accueil et informations des nouveaux agents au sein de l'équipe.
- Veille professionnelle sur les évolutions dans son domaine de compétences
EXIGENCES DU POSTE - SAVOIRS
- Connaissance du secteur hospitalier appréciée
- Rigueur dans la manipulation des données
- Adaptabilité
- Gestion des priorités
- Discrétion, confidentialité
- Esprit de synthèse et d'analyse
- Aptitude à travailler dans des délais contraints
- Disponibilité
- Très bonne maîtrise de l'outil informatique : EXCEL, WORD, PP
- Autonome mais avec de réelles capacités de travail en équipe
CAPACITES REQUISES

Compétences requises :

- Connaissance de l'environnement institutionnel et de la législation
- Bonne capacité relationnelle, d'écoute et de communication
- Sens du travail en équipe et sens de l'initiative recommandés afin d'optimiser au mieux le profil de ce poste au vu de sa situation géographique (extra-muros) et du public concerné.
- Bonne capacité d'adaptation, d'organisation, de méthodologie
- Bonne connaissance de l'outil informatique et bureautique
- Secret professionnel, discrétion et rigueur

Compétences à acquérir :

- Formation spécifique aux logiciels utilisés sur l'établissement
- Organisation du système de soins et plus spécifiquement de la santé mentale, législation
- Droits des usagers et déclinaison dans l'institution
AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE
Relations hiérarchiques : DRH
Relations fonctionnelles : Chef de pôle, cadre de pôle, secrétaire de pôle, médecin