Assistant Administratif Service Recrutement H/F

À propos de nous Présent dans 25 pays, le Groupe Ortec déploie des solutions en ingénierie et travaux dans de nombreux secteurs : énergies, mines, chimie, défense, transports, agroalimentaire, aéronautique, spatial, environnement, collectivités... Ses 14500 collaborateurs assurent la conception, la réalisation et la maintenance de projets et d'installations industriels. Cette stratégie repose sur un socle de valeurs « Made in Ortec », où la sécurité, l'innovation et la formation sont érigées au rang de priorités. Mission Au cœur de notre développement, le service recrutement Groupe, basé au siège à Aix‑en‑Provence, accompagne l'ensemble des entités du groupe dans leurs recrutements en France et à l'international. Dans ce contexte, le service Recrutement Groupe, basé au siège à Aix‑en‑Provence, renforce son équipe et recrute un(e) Assistant(e) Service Recrutement. Votre rôle : Rattaché(e) à la Responsable Recrutement Groupe, vous assurez un rôle clé de coordination, de support administratif et d'organisation au sein du service recrutement. Vous êtes un véritable point d'appui opérationnel pour l'équipe et un interlocuteur identifié pour les candidats, partenaires et services internes. Vos missions : Gestion administrative du service

• Centralisation des appels, gestion du courrier et de la boîte mail du service,
• Gestion des agendas, planification des réunions et des entretiens,
• Accueil des candidats au sein du service,
• Organisation des déplacements candidats (réservations, notes de frais),
• Saisie, contrôle et suivi des notes de frais (équipe et candidats),
• Gestion des fournisseurs, commandes et factures via l'ERP,
• Logistique du service (fournitures, salles, événements, dysfonctionnements techniques),
• Mise en forme de documents, présentations et mise à jour des organigrammes,
• Contribution à l'onboarding des nouveaux collaborateurs du service (équipements IT, accès...).

Gestion de la cooptation Groupe :

• Co‑administration de la boîte mail dédiée,
• Centralisation et suivi des demandes de cooptation,
• Vérification de l'éligibilité des dossiers,
• Interface avec les équipes recrutement concernées,
• Gestion des courriers et primes de cooptation,
• Communication auprès des coopteurs et candidats cooptés.

Recrutement & événements :

• Appui à l'organisation des événements recrutement et de cohésion,
• Logistique, invitations et mailings...

Missions transverses :

• Participation aux projets du service,
• Contribution aux événements Groupe,
• Relais ponctuel des actions Relations Écoles.

Profil Votre profil Vous avez une formation Bac +2 / Bac +3 en assistanat, RH, gestion ou administration. Vous avez déjà travaillé dans un environnement RH, recrutement ou administratif structuré, et vous êtes à l'aise avec les process. Organisé(e), rigoureux(se) et fiable, vous savez gérer plusieurs sujets en parallèle et respecter les priorités. Vous aimez travailler en équipe, êtes à l'aise dans la relation avec des interlocuteurs variés et savez faire preuve de discrétion et de confidentialité. Vous maîtrisez les outils bureautiques et vous adaptez facilement aux outils digitaux. Pourquoi nous rejoindre ? • Des missions variées et concrètes, loin de la routine,

• Une équipe engagée et bienveillante,
• Un environnement dynamique et en constante évolution,
• Une vision globale du recrutement dans un grand groupe

Conditions : • CDI – Temps plein

• Poste basé au siège à Aix‑en‑Provence sur le pole d'activité des Milles
• Rémunération selon profil + avantages Groupe

(13e mois, intéressement, CSE, tickets restaurant, mutuelle, RTT...) Envie de nous rejoindre ? Envoyez‑nous votre CV et quelques lignes pour vous présenter. Nous étudions chaque candidature avec attention. #OsezOrtec