UN(E) SECRÉTAIRE DÉLÉGUÉ (H/F)

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur
Rédacteur principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

MISSIONS :

Vous assistez l'élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.

ACTIVITÉS

· Effectuer des travaux de secrétariat

Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.

· Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier

Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier de Luynes.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.

· Accueillir et renseigner les publics

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.

· Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier

Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.

· Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements

PROFIL

Vous possédez idéalement le permis B.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités.

CONDITIONS D'EMPLOI

Cycle de travail : 37h30 ou 38h30
Lieu d'affectation : Mairie de quartier Les Hauts d'Aix

Missions / conditions d'exercice

Vous assistez l'élu délégué dans ses missions et vous effectuez les tâches courantes de secrétariat dans le respect des délais et de façon efficace.

ACTIVITÉS

· Effectuer des travaux de secrétariat

Vous enregistrez le courrier entrant et sortant dans Maarch et assurez la gestion du circuit des parapheurs. Vous assurez le classement et le suivi des dossiers.
Vous rédigez des courriers.
Vous planifiez et organisez les réunions avec les habitants, les CIQ, les associations, les partenaires institutionnels et les directions (ordre du jour, invitations, prise de notes, comptes rendus).
Vous gérez l'agenda de l'élu.

· Contribuer à l'animation du quartier et à la diffusion d'information sur le quartier

Vous accompagnez les associations dans l'organisation de leurs manifestations et faites le lien avec le secteur associatif.
Vous transmettez les informations sur les animations organisées dans le quartier par mail aux contacts concernés ainsi qu'au webmaster pour la mise à jour de la rubrique du quartier des Hauts d'Aix.
Vous participez à l'organisation des Conseils de quartier et des réunions publiques.
Vous collaborez à la gestion des mises à disposition des salles municipales du quartier.
Vous procédez aux inscriptions pour les repas et colis de Noël, en lien avec le service intergénérationnel.
Vous assurez la gestion des colis alimentaires.

· Accueillir et renseigner les publics

Vous assurez l'accueil téléphonique et physique des habitants et des associations du quartier.
Vous réceptionnez les demandes et veillez à leur suivi par les services concernés.
Vous orientez les usagers vers les interlocuteurs appropriés.
En l'absence de l'agent d'accueil, vous réalisez les actes réglementaires liés à l'accueil physique.

· Prendre en charge les aspects logistiques de la mairie de quartier

Vous passez les commandes de fournitures.
Vous recensez les travaux à réaliser au sein de la mairie et des locaux associatifs, et vous veillez à leur bonne exécution.
Vous signalez les dysfonctionnements liés à l'informatique et à la téléphonie.

Vous présentez si besoin, l'élu dans des réunions ou des évènements

Profils recherchés

Vous possédez idéalement le permis B.
Vous avez une bonne connaissance de l'environnement institutionnel, de la fonction publique territoriale et des services municipaux.
Vous connaissez le quartier des Hauts d'Aix.
Vous maîtrisez les techniques de secrétariat, d'accueil et de communication.
Vous êtes à l'aise avec les outils informatiques et bureautiques.
Vous maîtrisez les techniques rédactionnelles.
Vous êtes autonome, discret(e), disponible, à l'écoute et diplomate.
Vous avez un bon sens du relationnel.
Vous possédez une bonne capacité d'analyse et de synthèse.
Vous êtes réactif(ve), rigoureux(se) et organisé(e).
Vous savez prendre des initiatives et anticiper les besoins.
Vous savez gérer les priorités.

CONDITIONS D'EMPLOI

Cycle de travail : 37h30 ou 38h30

Lieu d'affectation : Mairie de quartier Les Hauts d'Aix

Rémunération statutaire + RIFSEEP + CIA + Prime « vacances » + tickets restaurant + prestations sociales, familiales et culturelle.
1 jour de télétravail par semaine selon l'éligibilité des activités et des nécessités de service (à partir de 3 mois d'ancienneté sur le poste)

Adresser votre candidature avant le 02/09/2025 (lettre de motivation + CV + dernier arrêté de situation administrative pour les fonctionnaires) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date

Informations complémentaires
RACHEL BOIVENT, CHEF DE BUREAU 04 42 91 99 17
Laura PRIETO PÉREZ Gestionnaire recrutement 04 88 71 84 48