F/H ASSISTANT QUALITE SERVICE QUALITE-GESTION DES RISQUES

F/H
PREREQUIS
Maîtrise de l'outil informatique et bureautique
PRESENTATION DU LIEU D'EXERCICE ET DE L'EQUIPE DE TRAVAIL
Service Qualité-Gestion des risques
Le service Qualité est sous la responsabilité de la Directrice de la DUQAG (Direction des Usagers, de la Qualité et des Affaires Générales)
Composition de l'équipe :
Directrice
Ingénieur Qualité Évaluations volet Sanitaire - Gestion documentaire
Ingénieur Qualité Évaluations volet Médico-social - Gestion des risques
Assistant Qualité
MISSIONS

1. Il assure la gestion des documents qualité de l'établissement : mise en forme documentaire, gestion de la codification, suivi des documents en cours (création ou mise à jour), suivi des circuits de validation, publication des documents qualité, gestion des archives électroniques et papier, tenue à jour du classement des documents qualité dans leur version papier.

2. Il assure la gestion du logiciel de gestion électronique de documents : maintenance technique et fonctionnelle de la GED en lien avec l'éditeur, assistance des utilisateurs de la GED, force de proposition pour le développement de nouvelles fonctionnalités et l'amélioration de l'expérience utilisateur.

3. Il participe à la gestion des risques en lien avec le gestionnaire de risques et le médecin Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins (CGRAS) : Gestion quotidienne des fiches d'évènements indésirables (FEI) via le logiciel dédié ; organisation, participation et élaboration/diffusion des comptes-rendus des analyses approfondies des évènements indésirables ; réalisation de requêtes/statistiques/rapports ; participation à la gestion des risques professionnels ; participation à la gestion de crise.

4. Il organise la mesure de la satisfaction : Gestion de la mesure de la satisfaction de l'usager pour les questionnaires en routine (semestrielle) : gestion des formulaires d'enquête et des tableaux de bord de visualisation des données dans le logiciel d'enquête, saisie des données et production des statistiques, transmission des résultats aux cadres d'unité et médecins responsables d'UF, collation des actions d'amélioration par unité.

5. Il produit des statistiques dans le cadre d'enquêtes en lien avec la démarche qualité gestion des risques (audits, indicateurs, patients traceurs, ) : création de formulaires d'enquête et des tableaux de bord de visualisation des données, saisie des données et production des statistiques.

6. Il participe à la mise à jour du PAQSS et la mise en forme de documents

7. Il participe aux procédures de certification HAS et évaluations du secteur médico-social : Mise en forme de documents de sensibilisation des équipes, recueil des documents de preuve, gestion logistique de la visite (calendrier de visite, transports, accueil des experts-visiteurs, )

8. Il participe à la rédaction du rapport annuel du service qualité gestion des risques

9. Il organise les réunions, visites, conférences, événements, : Préparation de la réunion (planification des rendez-vous en fonction des agendas concernés, convocation, réservation salle et outils associés, préparation des dossiers remis sur table et de la feuille d'émargement), rédige le compte-rendu de réunion le cas échéant, faire valider par le supérieur hiérarchique, diffusion et archivage.

10. Il assiste l'ingénieur qualité à la rédaction et à la mise en forme de documents : support de présentation, lettre qualité, documents de sensibilisation, affiches,

11. Il participe à la sensibilisation et à la formation du personnel à la démarche qualité et gestion des risques.

12. Il classe et archive les documents propres à la Direction Qualité.

COMPETENCES REQUISES
Savoir-faire :
Utiliser les concepts et les outils qualité gestion des risques adaptés aux besoins
Utiliser les outils bureautiques
Concevoir des outils qualité (modes opératoires, procédures)
Organiser et gérer une base documentaire qualité
Concevoir des supports d'enquêtes et de traitement des données
Traiter, analyser les données recueillies dans le domaine de la qualité et la gestion des risques
Conseiller, orienter, aider, former les professionnels (dans son domaine de compétence)
Savoir-être :
Travailler en équipe
Sens de l'organisation et gestion des urgences
Faire preuve de discrétion professionnelle
Faire preuve de rigueur
Faire preuve d'adaptabilité (liée aux procédures, à la règlementation, aux méthodes de travail)
S'exprimer aisément vis-à-vis d'interlocuteurs divers et variés
Faire preuve de rapidité d'exécution
COMPETENCES A ACQUERIR
Maîtriser de nouveaux logiciels spécifiques à l'activité (exemples, logiciel de gestion documentaire et Fiches Évènements Indésirables, logiciel de gestion des enquêtes)
RELATIONS HIERARCHIQUES
Est placée sous l'autorité du chef d'établissement, de la Directrice de la DUQAG, des ingénieurs Qualité
RELATIONS FONCTIONNELLES
Les différentes directions de l'établissement
L'encadrement soignant et non soignant
Le médecin Coordonnateur de la Gestion des Risques Associés aux Soins (CGRAS)
Le Responsable du Système de Management de la Qualité de la Prise en Charge Médicamenteuse (RSMQPECM)
HORAIRES
Sur la base de 35 heures par semaine du lundi au vendredi
DEPLACEMENTS A ENVISAGER / CONTRAINTES PARTICULIERES
1 ETP
Participer à des réunions sur l'ensemble des sites de l'établissement, qu'il s'agisse des unités d'hospitalisation, des structures ambulatoires et des structures médico-sociales.