ASSISTANT MEDICO-ADMINISTRATIF CARDIOLOGIE (H/F)

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Missions principales : Gestion du secrétariat

Activités spécifiques : Saisir, rédiger et enregistrer les informations concernant les séjours d'un patient, des examens et/ou une consultation (compte-rendu d'hospitalisation, HDJ, courrier de consultation)

Compétences attendues :

Secrétariat :
Saisir, rédiger et enregistrer les informations concernant les séjours d'un patient et/ou une consultation (compte-rendu d'hospitalisation, HDJ, examens et courrier de consultation) et transmission via LIFEN
Gestion du planning des tableaux de garde des médecins et leurs rendez-vous
Participation aux réunions et à leur organisation.
Transmission des informations administratives relatives à la situation des patients
Transmission aux patients des résultats des examens faits en externe (coroscanner, Holter ECG, MAPA, coronarographies
Codage des Holters/ECG MAPA
Gestion des demandes de la qualité (copie des dossiers médicaux)
Gestion des commandes de fournitures
Accueil physique
Accueillir et orienter les patients, les familles, les médecins, les visiteurs médicaux et toute personne étrangère au service
Donner les différents rendez-vous
Préparation des dossiers de consultation
Enregistrement de la venue des patients dans DxPlanning et DxCare
Gestion des fiches de circulation
Accueil téléphonique
Ecouter l'interlocuteur pour apporter une réponse précise
Donner les rendez-vous, les confirmer et les déplacer si besoin
Rechercher les personnes sollicitées, basculer les appels le cas échéant
Prendre note des messages le plus clairement possible afin de finaliser la demande
Assurer le suivi des messages transmis

Qualités requises :

RELATIONNELLES
Accueil
Ecoute
Disponibilité
Vocabulaire adapté face aux différents interlocuteurs
Prise de distance
Autonomie, adaptabilité, esprit d'initiative et de créativité
Organisation et de la méthodologie
Polyvalence

PROFESSIONNELLES
Connaitre l'institution
Connaissance des outils informatiques liés au poste
Maitriser le vocabulaire médical
Connaissance de la procédure d'accueil des patients (charte du patient)
Maitriser les éléments juridiques (secret médical)
Identification et orientation des personnes, des groupes, des publics
Identification, analyse, priorisation et synthèse des informations relevant de son domaine d'activité
Travailler en équipe pluridisciplinaire et en interdisciplinarité

Conditions d'accès au poste :
Niveau Baccalauréat

Formation spécifique sur le secrétariat médical

Quotité de travail : 100%

Régime horaire/organisation du temps de travail :

Du lundi au vendredi : Ouverture du secrétariat de 8h30 à 17h30

Journée de 7h30 pouvant évoluer vers un planning en 9h00
Repos fixes (samedi et dimanche)
Dépassement ponctuel des horaires en fonction des activités

Contraintes liées au poste :
Travail sur écran
Ligne téléphonique dédiée

Au CHAPP, nous nous engageons à promouvoir un environnement de travail inclusif et équitable, en valorisant la diversité et en garantissant l'égalité des chances dans tous nos recrutements.

Avantages:
Forfait RTT selon le temps de travail
Comité de Gestion des uvres Sociales (CGOS): prestation maladie, chèques vacances, chèques cultures, allocation de rentrée scolaire, prestations enfants, places de cinéma à prix réduit...
Participation financière à votre abonnement transport selon conditions
Forfait mobilité durable
Parking gratuit en intra hospitalier
Restaurant pour le personnel
Cours de sport sur place
Séances de sophrologie