Office Manager (F/H)

Rejoignez Aroma‑Zone, une marque naturelle, engagée et inspirante

Rejoindre Aroma‑Zone, c’est bien plus qu’intégrer une entreprise : c’est participer à un mouvement qui transforme la façon dont chacun prend soin de soi et du monde. Depuis toujours, nous défendons une beauté plus juste, plus naturelle et accessible, en plaçant la transparence, la responsabilité et l’impact positif au cœur de nos actions. Chaque collaborateur contribue à faire grandir une marque qui inspire, qui innove et qui agit concrètement pour un avenir plus durable.

Dans le cadre de notre fort développement, nous recrutons un Office Manager (F/H) en CDI à Aix en Provence.

✨ Vos missions au quotidien

L’Office Manager assure le bon fonctionnement opérationnel du site d’Aix-en-Provence et contribue à créer un environnement de travail fluide, accueillant et performant. Il/elle accompagne les équipes, notamment le département e-commerce, sur des missions administratives, pré-comptables et RH, dans un souci de qualité et d’efficacité.

Vos missions :

Gestion administrative & suivi budgétaire

Assister les départements du bureau dans la gestion administrative et pré‑comptable, en coordination avec la comptabilité et le contrôle de gestion .

• Assurer le suivi budgétaire des départements (dépenses, engagements, prévisions).

• Créer et mettre à jour les fiches fournisseurs.

• Préparer, vérifier et suivre les demandes d’achats.

• Contrôler la conformité des factures avec les budgets et les prestations réalisées.

• Suivre l’état des paiements et alerter en cas d’anomalie.

• Garantir la cohérence et le bon alignement avec la comptabilité interne et le contrôle de gestion.

• Participer à la structuration et à l’amélioration continue des process administratifs du département.

Accueil & support administratif

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et fournisseurs.

• Gérer le courrier, colis, navettes internes et documents administratifs.

• Mettre à jour les informations internes (affichages, annuaires, contacts).

• Rédiger, formater ou mettre à jour des supports (documents internes, process, notes…).

Gestion des services généraux & de l’environnement de travail

• Piloter la gestion des locaux : accueil, salles de réunion, espaces communs.

• Suivre les prestataires (ménage, sécurité, fournitures…).

• Superviser la gestion du parc matériel : mobilier, badges, matériel bureautique, équipements divers.

• Gérer les commandes de fournitures et assurer le suivi des stocks.

• Organiser les déménagements internes, aménagements d’espaces et interventions techniques.

• Être garant du respect des normes d’hygiène, sécurité et accessibilité.

Support opérationnel & vie de bureau

• Répondre aux besoins logistiques des équipes (réservations, matériels, salle, organisation).

• Organiser événements internes, réunions, déplacements.

• Contribuer à la vie d’équipe, à la convivialité du site et aux actions QVT/RSE.

• Être un facilitateur du quotidien et un relais de la culture Aroma‑Zone

Vos atouts naturels

• Vous êtes titulaire d’un Bac+2 à Bac+3 en assistanat, gestion, comptabilité ou équivalent.

• Vous justifiez d’une expérience réussie en office management, gestion administrative et/ou en pré‑comptabilité.

• Vous avez acquis une expérience confirmée en assistance administrative ou en office management, idéalement dans un environnement dynamique et structuré.

• Vous disposez de compétences avérées en pré‑comptabilité : suivi budgétaire, gestion des fournisseurs, facturation et suivi des paiements.

• Vous avez une bonne compréhension des principes comptables et des notions de contrôle de gestion.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques, notamment Excel, et êtes à l’aise avec les outils collaboratifs.

• Organisé(e), autonome et rigoureux(se), vous savez gérer les priorités et assurer un suivi fiable de vos missions.

Chez Aroma‑Zone, nous croyons en la richesse de la diversité et offrons un environnement inclusif pour toutes et tous.