Chargé de scolarité F/H

Galileo Global Education est le leader mondial de l'enseignement supérieur privé avec un réseau de 108 campus répartis sur 18 pays. Notre vision est de faire bouger les lignes du monde de l'éducation par l'innovation.

Nous formons 210 000 étudiants et apprenants, notamment dans les domaines des arts appliqués, du numérique, du management et de la santé.

Nous sommes heureux de contribuer à la réussite de nos apprenants pour qu'ils expriment leur potentiel et développent leur employabilité. Grâce à notre forte croissance, vous pourrez également exprimer votre ambition et déployer vos opportunités d'évolution.

Si vous vous reconnaissez dans nos valeurs de transparence, exigence et bienveillance, alors rejoignez-nous !

Leader mondial de l'éducation et de l'enseignement supérieur privé, Galileo Global Education recrute pour l'une de ses écoles ESGCV Aix en CDD un Chargé de Scolarité F/H , poste à pourvoir à partir de juillet (CDD pour un remplacement de congé maternité de 5 mois minimum).

Sous l'autorité directe de la Responsable Scolarité ESG de l'établissement, le Salarié aura les missions suivantes :

Détails des missions (liste non exhaustive) :

Gestion des informations pédagogiques de planification
- Support ponctuel au service « Planification »

Gestion des examens et contrôles internes
- Réalisation, diffusion et mise à jour des plannings d'examens
- Organisation des surveillances, des examens, des soutenances, des jurys etc…
- Collecte / mise en page/ contrôle des sujets sur la forme
- Gestion de la duplication des sujets (traitement et suivi)
- Transmission des heures mensuelles des surveillants au service RH

Gestion des notes et conseils pédagogiques
- Collecte / Contrôle /validation et mise en ligne /modifications des notes et appréciations
- Émission des documents nécessaires aux conseils pédagogiques
- Émission des relevés de notes et envoi/diffusion

Gestion du secrétariat pédagogique (communication interne)
- Saisie/ Emission/diffusion des notes de services, courriers divers et autres documents pédagogiques
- Mise en ligne et actualisation des éléments pédagogiques (conventions de stages/ règlement intérieur/livret d'accueil etc…) sur l'extranet étudiants/enseignants
- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
- Information des enseignants sur les modalités d'organisation du service
- Soutien dans l'organisation des évènements pédagogiques : conférences, projets, examens, rencontres parents-professeurs
- Mise à jour des listes de classe sur logiciel pédagogique (Cocktail…)
- Emission et mise à disposition des certificats de scolarité/inscription
- Inscriptions au BTS (collecte des documents, dépôt dans les centres ...)

Gestion du secrétariat pédagogique (communication externe)
- Saisie/ Emission/diffusion des courriers externes (étudiants/parents/entreprises)
- Réponse aux demandes des étudiants et informations sur les événements ponctuels tels que : absence de professeurs, fermeture des écoles pour raisons exceptionnelles
- Soutien dans l'organisation des évènements pédagogiques : conférences, projets, hackatons, Business Challenge, sharing week…
- Création, mise à jour du calendrier des projets, des examens…..

Et d'une manière générale,
- Respecter les procédures, les délais et les échéances données et alerter le cas échéant, en cas de difficultés
- Etre force de proposition dans l'amélioration et l'harmonisation des process administratifs
- Communiquer et entretenir un bon relationnel avec les équipes permanentes, le personnel enseignant/surveillant, les étudiants
- Etre garant à l'égard de nos clients (étudiants/parents/entreprises/tiers) du niveau de qualité de service attendu par le groupe.

Profil recherché :

Titulaire d'un Bac + 2 ou plus, vous disposez idéalement d'une expérience dans le secteur de la formation.

Hard Skills :

• Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, Outlook)
• Être à l'aise avec l'utilisation de logiciel (type Cocktail ou équivalent)
• Compétences en organisation d'évènements pédagogiques et examens
• Compétences rédactionnelles et orthographe

Soft Skills :

• Rigueur et sens de l'organisation
• Aisance relationnelle et sens du service
• Discrétion et respect de confidentialité
• Réactivité et capacité à gérer l'imprévu
• Capacité à travailler en équipe

Salaire : 24K€ Brut annuel, en fonction du profil et de l'expérience.

Adresse : 384 avenue du Club Hippique , Aix en Provence.

Horaires : 35h/ Lundi au Vendredi.

Avantages : Mutuelle, carte tickets restaurant, 50% transports, prime de participation, prime de mobilité douce, CSE, 6 semaines de congés payés…

Process de recrutement : Vous serez amené.e à réaliser un test de personnalité et ce afin de nous assurer que notre culture d'entreprise match avec vos valeurs et vos envies !

Vous passerez dans un premier temps un entretien « RH » à distance via Teams, suivi, si votre candidature est validée, d'un entretien en présentiel avec le ou les managers décisionnaires.