ADJOINT ADMINISTRATIF du Groupement de Coopération Sanitaire du Pays d’Aix

IDENTIFICATION DU POSTE CONDITIONS D'EXERCICE

Fonction : Adjoint administratif en institut de formation
Grade : Adjoint administratif
Statut : Titulaire Fonction Publique Hospitalière
Pôle d'activité : Instituts de formation du GCSPA- Site d'Aix-en-Provence
Temps de travail : 100%
35H /semaine

MISSIONS

L'agent traite et organise l'ensemble des informations administratives ainsi que les relations internes et externes des instituts du GCSPA en collaboration étroite avec les autres secrétaires.

Missions permanentes
Dans le cadre institutionnel, le/la secrétaire concourt à :
- Assurer le fonctionnement du secrétariat en collaboration avec les équipes administratives et pédagogiques des instituts de formation du GCSPA
- Gérer l'accueil physique et téléphonique : accueillir, informer, orienter les publics
- Gérer le déroulement du concours d'entrée à l'IFCS (inscriptions, convocations, gestion des épreuves et des résultats, gestion des jurys des épreuves, organisation des épreuves délocalisées et relations avec les instances outremarines, élaboration d'une liste de logements potentiels sur Aix en Provence, statistiques)
- Gérer les inscriptions, demandes de reports de formation et désistement à l'issue du concours
- Assurer la gestion administrative des dossiers des apprenants
- Assurer la saisie et la diffusion des différents documents liés à l'activité de l'institut
- Gérer le processus de prise en charge des dossiers apprenants : création, transmission de l'information (absentéisme, dossiers de financement (Transitions Pro, CPF, ANFH), relations avec les employeurs (conventions de formation), relevés de présence mensuelle employeurs, France Travail et Transition Pro), organisation et classement des dossiers et épuration pour préparer l'archivage.
- Participer à l'organisation des stages cliniques en liaison directe avec les formatrices de l'institut
- Gérer les dossiers d'évaluation continue des apprenants (notes des modules, appréciations des stages, moyennes des contrôles continus, dossiers scolaires, saisie sur Odessa, acheminement des diplômes)
- Gérer la facturation des intervenants extérieurs (cours, jury concours, jurys évaluation des modules)
- Participer activement au développement de la démarche qualité au sein de l'IFCS (certification Qualiopi)

Missions spécifiques
- Gérer les plateformes numériques et le site internet du GCSPA
- Participer à l'organisation des instances : préparation des documents, invitations et rédaction des procès-verbaux
- Collecter les données statistiques nécessaires à la rédaction du bilan d'activité des instituts de formation
- Renseigner les différentes enquêtes (Conseil Régional, ARS, DREETS, CEFIEC)

Missions ponctuelles
- Assurer la gestion des stocks, des commandes de fournitures et consommables et suivi des livraisons
- Assurer le suivi de la maintenance d'une partie de l'équipement des instituts de formation
- Préparer les locaux prévus pour les concours, évaluations et soutenances du mémoire
- Participer à la surveillance des épreuves de concours

EXIGENCES DU POSTE SAVOIRS Compétences et capacités requises

Compétences :
- Bureautique et informatique : maitrise des logiciels bureautiques (outlook, word, excel, powerpoint, publisher, adobe pdf pro...)
- Communication écrite et orale : écoute active, savoir adapter son message à son interlocuteur, clarté et concision des propos, réactivité, rendre compte à ses supérieurs et collaborer avec les équipes du GCSPA.
- Organisation et planification : sens de l'organisation, planification de ses activités, gestion des priorités et des aléas, faire preuve d'initiative

Qualités professionnelles :
- Raisonnement : capacité d'analyse et de synthèse
- Autonomie : sens de l'anticipation, de l'initiative
- Maîtrise de soi : capacité à travailler dans l'urgence et en équipe
- Rigueur : organisation et méthode
- Dynamisme
- Respect des règles de confidentialité des informations traitées
- Sens du relationnel

AUTORITE HIERARCHIQUE ET FONCTIONNELLE

Liaisons hiérarchiques :
- Administrateur du GCSPA
- Directeure des instituts de formation du GCSPA
- Coordonnatrice pédagogique
- Cadre de Santé Formatrice

Liaisons fonctionnelles :
- Secrétaires des instituts du GCSPA
- Agents administratifs du GCSPA
- Cadres de santé formateurs des instituts du GCSPA
- Agents d'entretien
- Agents du service numérique du CH Montperrin
- Société de maintenance des logiciels des instituts
- Tous les acteurs concourants à la formation des apprenants
- Personnel des différents services des établissements partenaires
- Documentaliste
- Tutelles : Agence Régionale de Santé (ARS), Direction régionale de l'économie, de l'emploi, du travail et des solidarités (DREETS), Conseil Régional, Ministère de la santé
- Université (AMU)
- ENSOSP
- Etablissements de financement