Agent d'état civil h/f

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Etat civil

Grade(s) recherché(s)

Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 1ère classe
Adjoint adm. principal de 2ème classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Poste à pourvoir prioritairement par voie statutaire
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Descriptif de l'emploi

Le service de l'état civil de la Ville d'Aix-en-Provence est un service municipal de proximité, essentiel dans la vie administrative des habitants. Il assure l'enregistrement et la conservation des principaux événements de la vie des personnes et garantit la fiabilité des actes d'état civil.
Vous serez sous la responsabilité directe de la cheffe de service au sein d'une équipe de 20 personnes afin d'accompagner les administrés dans les différentes démarches liées à leur situation personnelle et familiale : célébration de mariages, reconnaissance d'un enfant, changement de nom ou de prénom, mentions marginales, délivrance de copies et d'extraits d'actes, ainsi que certaines démarches liées à la nationalité.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITÉS

- Vous accueillez et accompagnez le public
Renseigner les administrés sur les démarches à effectuer, les pièces à fournir et les dispositions réglementaires applicables.

- Vous réceptionnez, contrôlez et instruisez les demandes
Vérifier la conformité des dossiers et assurer le traitement des différentes démarches administratives, notamment en matière de légalisation de signature, de certification conforme et de délivrance de certificats et documents divers.

- Vous établissez, enregistrez, conservez et délivrez les actes d'état civil
Assurer la gestion des actes de naissance, de mariage et de décès, ainsi que la délivrance des copies et extraits d'actes. Assurer également la gestion et la mise à jour des livrets de famille.

- Vous assurez la mise à jour des actes d'état civil
Effectuer les transcriptions et apposer les mentions marginales conformément aux événements et décisions devant être portés sur les actes.

- Vous assurez la gestion administrative et informatique des dossiers
Procéder à la saisie et à la mise à jour des données dans les applications dédiées, assurer le suivi des dossiers et participer au classement et à l'archivage des documents.

- Vous assurez la coordination avec les mairies annexes
Apporter un appui et une expertise aux agents des mairies annexes sur les questions relatives à l'état civil.

Profils recherchés

- De formation bac
- Bonne rédaction
- Capacité à appliquer les procédures et à respecter le cadre réglementaire
- Aptitude à analyser et instruire des dossiers avec rigueur et fiabilité
- Maîtrise des outils informatiques
- Patience, diplomatie, goût du travail en équipe
- Ecoute et accueil qualitatif du public
- Sens du service public
- Rigueur, discrétion et respect du devoir de réserve.
CONDITIONS D'EMPLOI
Groupe d'emploi : GE2
NBI : Fonction d'accueil 10 points
Engagée en faveur de l'inclusion et de la diversité, et signataire d'une convention avec le FIPHFP, la Ville d'Aix est "handi-accueillante".

Cycle de travail : 8h - 16h30 mardi mercredi et jeudi / 8h - 18h lundi et vendredi

Localisation du poste : Hôtel de ville

Adressez votre candidature avant le 27/09/2026 (lettre de motivation + CV, sous couvert hiérarchique) un retour sera fait dans un délai d'un mois après cette date.
Le processus de sélection comprendra, à minima, deux étapes d'entretien.
Informations complémentaires :
Madame Delphine HOLLINGUE, Cheffe de service état civil 04 42 91 92 84
Mme Juliette LEMAN, Gestionnaire recrutement 04 42 91 93 05