Gestionnaire scolarité F/H - Campus d'Aix en Provence

Description des missions

Activités

Profil recherché

ActivitésParticipation à la mission d’accueil physique et téléphonique :· Accueillir et orienter les étudiants, les intervenants, les acteurs internes et externes· Accompagner les étudiants/stagiaires dans le processus d’inscription en ligne ;· Gérer les demandes de cartes étudiantes ;Contribution au bon déroulement des formations :· Assurer les inscriptions administratives et pédagogiques des étudiants/stagiaires (via l’outil de gestion de la scolarité AURION) ;· Assurer le suivi des dossiers des vacataires via Aurion (suivi des heures, mise en paiement et suivi des factures) ;· Traiter dans LISE les absences déclarées (enregistrement et validation des justificatifs)· Assurer le suivi administratif : dossiers étudiants/stagiaires, conventions de stage, bons de commandes, ordres de mission, contrats des intervenants… ;· Organiser les sessions d’examens et les surveillances en lien avec le responsable de service ;· Préparer administrativement les soutenances (convocation, création de planning, réservation de salles, feuilles de présence, édition des PV de jury) ;· Garantir le bon déroulement des jurys : convocation, procès-verbaux, emploi du temps, réservation des salles, feuilles de présence, accueil des intervenants… · Effectuer le cas échéant les demandes d’achats pour le service et pour les enseignants (achat du matériel pédagogique).· Participer à l’actualisation des différents tableaux de bords du service · Assurer une continuité de service lors d’absences ponctuelles au sein de l’équipe Profil souhaité / Compétences requises- Aisance avec les outils informatiques (pack office et Excel notamment) ;- Capacité d’expression écrite ;- Capacité à partager l’information, à transférer les connaissances et à rendre compte ;- Sens de l’accueil et du travail en équipe ;- Capacité d’autonomie, rigueur ;- Capacité à gérer les urgences ;- Connaissance de l’enseignement supérieur ;Informations complémentairesDepuis sa création en 1780, l’Ecole Nationale Supérieure Arts et Métiers s’attache à répondre aux défis industriels et aux enjeux sociétaux, en constante évolution.Etablissement public scientifique, culturel et professionnel (EPSCP) sous tutelle unique du ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche, il est composé de huit campus et de trois instituts répartis sur le territoire.Sa première mission : Former des ingénieurs capables de concevoir des produits et systèmes respectueux de l’environnement, mais aussi de contrôler une organisation industrielle en maîtrisant les risques et les coûts. Participation à la logistique des formations :· Assister les responsables de formation pour la mise en œuvre des emplois du temps, la réalisation et la mise à jour des règlements · Paramétrer dans l’application LISE les emplois du temps et gérer leurs modifications· Mettre en place la logistique pour l’organisation des tests et examens (sujets, feuilles d’émargement, PV)· Gérer et enregistrer dans LISE les demandes de réservation de salle pour toute manifestation organisée sur le campus· Assurer une continuité de service lors d’absences ponctuelles au sein de l’équipe· Assurer l’organisation des visites médicales obligatoires des étudiantsInformations complémentaires Nos recrutements sont fondés sur les compétences, sans distinction d’origine, d’âge, ou de genre et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.Déplacements : NonTypes d’expériences requises : 2 ans minimumNiveau d’études : Bac+2 minimumL’ENSAM mène une politique active pour soutenir et promouvoir l’égalité, la diversité et l’inclusion au sein de ses communautés. Nous encourageons les candidatures issues de profils variés et tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.Environnement du poste et missionsAu sein du service scolarité composé de 6 personnes le/la gestionnaire de scolarité H/F est placé sous la responsabilité de la responsable.Le/la gestionnaire de scolarité assure, au sein du service scolarité, l’accompagnement administratif et logistique. Il/elle travaille en lien avec les responsables administratifs des formations et assure un lien avec les autres services administratifs du campus. Il/elle est placé sous l’autorité hiérarchique de la Responsable du service scolarité.