Assistant(e) gestion des événements

A propos de JOB LINK AIX: Job Link est un groupe de recrutement CDD/CDI et intérim existant depuis 2005 et en pleine croissance. Nous sommes implantés sur 16 bureaux (Lille, Paris, Lyon, Aix-en Provence, Aubagne, Marseille, Nantes, Bordeaux, Cergy-Pontoise, Evry, Villepinte, Toulouse, Toulon). Nos plus de 100 collaborateurs passionnés par leur métier sont animés par la même ambition : accompagner les candidats et les clients au plus près de leurs besoins. Pour cela, nous proposons un service de recrutement très sélectif et performant, optimisé par un sourcing multicanal, un processus d'évaluation métier par mise en situation et des tests de sélections spécifiques. En 2023, nos équipes ont proposé un entretien à plus de 14 000 candidats et 8500 d'entre eux ont pu décrocher l'emploi souhaité. Votre mission: Le cabinet Job Link recherche, pour le compte de son client un(e) Assistant(e) gestion des événements H/F (H/F) sur site à Marseille 9eme jusqu'à fin aout, dans le cadre d'un accroissement temporaire d'activité. Sous la responsabilité du Responsable de Site /Directeur de site ou Responsable de Gestion Patrimoniale, l'assistant gestion des événements assure le rôle de support auprès des équipes opérationnelles, en prenant en charge notamment la gestion administrative liée à l'exécution des contrats clients, afin de contribuer à son bon fonctionnement.

GESTION DES ÉVÉNEMENTS

• Assister les responsables/directeurs de site, Responsable de service des Ateliers sur le suivi des signalements ISIS.
• Il enregistre et ventile les demandes d'interventions sur ISIS, outil client de gestion des demandes d'interventions.
• Il assure la saisie des informations sur le logiciel client de suivi du Travail Pénitentiaire.
• Il compile l'ensemble du reporting de l'établissement.
• Peut-être amené à participer aux réunions mensuelles d'activité

GESTION ADMINISTRATIVE/POLYVALENCE

• Saisir les factures et traiter les anomalies de facturation en collaboration
• Assurer et suivre les autorisations d'accès du site
• Peut être amené à établir ponctuellement les comptes rendus des réunions sur site (clients, réunions internes....)
• Peut être amené(e) à assurer l'organisation des déplacements du personnel du site (réservation transport,

hébergements....)

• Il assure la gestion administrative du personnel (notamment organisation des formations)
• Il assure également, ponctuellement, la prise des appels téléphoniques de l'accueil téléphonique

GESTION ADMINISTRATIVE DU PERSONNEL

Peut-être amené à titre subsidiaire suivant l'organisation sur site à :

• Assister les responsables/directeurs de site sur le suivi de la gestion administrative du personnel (suivi des congés payés, des visites médicales....)
• Assurer le suivi de la flotte automobile du personnel en étroite collaboration avec les gestionnaires du parc automobile
• Suivre et transmettre les éléments de paie au service RH (feuilles de pointage - OXIGEN)
• Assurer l'organisation et le suivi des formations dédiées au personnel du site

Votre profil: L'emploi d'assistant (e) de site requiert les connaissances et compétences suivantes : Le Savoir

• Savoir utiliser les documents de travail,
• Avoir une bonne pratique des mathématiques (pourcentage, règle de trois, moyennes..),
• Posséder de bonnes connaissances dans les techniques de l'emploi,
• Avoir des notions de base sur plusieurs technicités,

Le Savoir-faire

• Exécuter des tâches simples,
• Respecter les règles de sécurité relatives à son emploi,
• Adapter son activité dans le cadre de sa mission

Le Savoir Être

• Communiquer et échanger avec des interlocuteurs internes,
• Prendre en compte des demandes des interlocuteurs extérieurs à l'entreprise,
• Transmettre l'information
• Avoir un sens aigu de la confidentialité

Conditions : Rémunération à partir de 26 000 annuels. Travail en journée de 8h00-12h00 et de 13h30-16h30 ; du lundi au vendredi Conditions spécifiques : Prime mensuelle de 100 EUR, proratisée selon le temps de présence Prime vacances sur une base de 13.3 mois, proratisée Panier repas à 3,55 EUR par jour travaillé Casier judiciaire vierge exigé Job Link recherche une personne rigoureuse, autonome et organisée, capable de gérer simultanément plusieurs activités techniques dans un environnement spécifique et réglementé.