Responsable administratif, service technique

Détails de l'offre

Famille de métiers

Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s)

Rédacteur
Rédacteur principal de 2ème classe
Rédacteur principal de 1ère classe
Adjoint administratif
Adjoint adm. principal de 2ème classe
Adjoint adm. principal de 1ère classe

Métier(s)

Ouvert aux contractuels

Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires ( Art. L332-8 disposition 2 du code général de la fonction publique )
Un contractuel peut être recruté sur ce poste pour les besoins des services ou de par la nature des fonctions lorsqu'aucune candidature d'un fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable dans la limite d'une durée maximale de six ans.
Il est possible de recruter sur ce poste une personne qui n'est pas lauréate d'un concours de la fonction publique, car un des grades indiqué est un grade d'entrée de catégorie C qui permet un recrutement direct sans concours.

Temps de travail

Temps complet

Management

Oui

Descriptif de l'emploi

Le responsable administratif assure en priorité un rôle de soutien administratif et financier au sein de la direction des Services Techniques Hygiène et Restauration.
Il participe activement à la gestion et au suivi des procédures financières (bons de commande, budget…), en lien étroit avec le service des finances, les chefs de service et le directeur.

À titre secondaire, et afin de garantir la continuité du service public, il peut être amené à assurer le remplacement de l’agent d’accueil, en cas de congés ou d’absence, en prenant en charge l’accueil physique et téléphonique des administrés et des prestataires, ainsi que le suivi des demandes associées.

Il peut également assurer le remplacement de la secrétaire de direction, en cas de congés ou d’absence, afin de garantir la continuité administrative du service.

Il assure également l’encadrement et la coordination d’une équipe de 4 personnes, en veillant à l’organisation du travail, au suivi des missions et à la bonne continuité du service.

Missions / conditions d'exercice

1. Assistanat administratif et financier (mission prioritaire)

* Assurer l’enregistrement financier des Services Techniques Hygiène et Restauration.

* Être l’interface entre les services techniques hygiène et restauration et le service des finances

* Préparer et suivre le budget fonctionnement et investissement

* Assurer la coordination administrative avec les deux chefs de service et le directeur

2. Accueil et relations usagers (en remplacement de l’agent d’accueil)

* Assurer l’accueil physique et téléphonique des administrés et prestataires en cas d’absence de l’agent d’accueil

* Renseigner, orienter et accompagner les usagers dans leurs démarches

* Assurer le suivi des demandes et des DI pendant les périodes de remplacement

* Garantir la continuité du service public et la qualité de l’accueil

Profils recherchés

Compétences et qualités requises

* Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook).

* Capacités d’organisation et de rigueur administrative.

* Sens du service public et excellentes qualités relationnelles.

* Discrétion et respect de la confidentialité.

* Capacité à gérer plusieurs tâches et à travailler en autonomie.

Conditions et contraintes particulières

* Polyvalence et adaptabilité selon les besoins du service.

* Relations régulières avec le public.