SECRETAIRE ADMINISTRATIVE

Avec près de 3 000 professionnels et plus de 110 métiers représentés, au service des patients et de leurs proches, le Centre Hospitalier Intercommunal Aix-Pertuis fait partie des 50 plus gros établissements de France (près de 950 lits).

Le CHIAP est composé de 3 sites : le site principal situé au cur de la ville d'Aix-en-Provence, le Centre Roger Duquesne, établissement gériatrique situé dans le quartier Jas de Bouffan, et le site de Pertuis, situé au pied du Lubéron.

Hôpital public dynamique et à taille humaine, il est l'établissement de référence d'un territoire de santé de plus de 600 000 habitants couvrant les Alpes de Haute Provence, le Sud Vaucluse et le Nord des Bouches-du-Rhône.

Vos Missions
Missions principales : L'Assistant(e) assure un appui opérationnel à la Direction Générale ainsi qu'un rôle central dans la gestion administrative quotidienne, l'accueil, l'organisation logistique et la gestion documentaire.

Activités spécifiques :

1/ Accueil, interface et communication :
Assurer la gestion et le suivi des courriels de la boîte générique de la Direction Générale.
Assurer l'accueil physique et téléphonique des visiteurs, partenaires et collaborateurs.
Assurer la gestion quotidienne des sollicitations pour faciliter les flux d'information.

2/ Réunions, agendas et logistique :
Assurer l'appui opérationnel à la gestion d'agenda de la Direction Générale.
Assurer en responsabilité l'organisation logistique des réunions.

3/ Courrier, circuits de validation et encadrement fonctionnel :
Assurer en responsabilité la gestion du courrier et le suivi des parapheurs.
Gérer les flux d'information (permanences, restrictions).
Rédiger, appliquer et suivre les procédures internes de fonctionnement.
Mettre en place et gérer le planning de permanences partagé du secrétariat.

4/ Gestion documentaire et organisation des dossiers :
Assurer la création, la structuration et la gestion de l'arborescence informatique du service.
Piloter la dématérialisation et le classement de la documentation.
Assurer la conservation, l'archivage et la gestion de la documentation papier.

Missions annexes :
Appui opérationnel à la préparation des dossiers de la Direction Générale.
Appui opérationnel aux projets portés par la Direction Générale.

Compétences attendues :
Ø Excellente organisation personnelle et sens de la planification.
Ø Gestion prioritaire du temps et du stress.
Ø Capacités d'analyse, de synthèse et qualités rédactionnelles.
Ø Maîtrise de la méthodologie de gestion documentaire et d'archivage (physique et numérique).

Qualités requises :
Ø Respect absolu du secret professionnel, du devoir de réserve et de la discrétion professionnelle.
Ø Disponibilité, adaptabilité et grande réactivité.
Ø Sens aigu de l'accueil, de l'écoute et de la diplomatie.
Ø Rigueur, méthode et recherche constante de la qualité.
Ø Présentation soignée et qualités relationnelles avec l'ensemble des intervenants.

Conditions d'accès au poste :
Ø Accessible pour les grades de la filière administrative (Adjoint Administratif).
Ø Expérience souhaitée en secrétariat de direction ou secrétariat général.

Formations complémentaires indispensables :
Ø Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.
Ø Bonnes connaissances relatives à la protection des données (RGPD).
Ø Connaissance des circuits administratifs et de l'organisation hospitalière.

Quotité de travail : 100 %

Régime horaire/organisation du temps de travail :
Ø Poste de travail du lundi au vendredi.
Ø 7h30 de travail/jour à répartir sur une amplitude horaire entre 8h00 et 17h00, en fonction des nécessités de service.

Contraintes liées au poste :
Ø Travail sur écran prolongé.
Ø Gestion des urgences et multiples interruptions administratives/téléphoniques.

Processus de Recrutement
CV et lettre de motivation